bash.im ithappens.me zadolba.li

Деловая переписка

22377

Весь пар ушел в гудок

Недавно нашу организацию переподчинили московскому офису, и начался документооборотовский ад. Офис ежедневно шлет нашей конторе письма с требованием всевозможных отчетов. Иногда один и тот же отчет требуется сразу двум отделам московского офиса. Но одному отделу требуется, чтобы месяцы были в строках, а параметры в столбцах, а другому — параметры в строках, а месяцы в столбцах. Отправить один отчет на два адреса электронной почты нельзя — последует наказание с лишением премии.

Иногда отчет умудряются потерять в пределах московского офиса, несмотря на уведомления о получении и прочтении. Потом наш филиал обвиняется в том, что он ничего не пересылал. Процедуры согласований с московским офисом настолько забюрократизированы, что один и тот же приказ четырьмя отделами московского офиса интерпретируется по-разному.

Самый креатив от московского офиса — это пошаговый отчет. Допустим, в результате ревизии списывается некое количество имущества. На каждый из пяти этапов процедуры необходимо отправить отдельный отчет со сканами документов. Согласно процедуры, все пять этапов в один отчет включать нельзя. И нужно ещё отправить шестой отчет, как результирующий.

При этом московский офис очень любит вставлять палки в колеса при исполнении своих же распоряжений. Угадаете, кто в этом виноват? Наш филиал. Так как ничего не делает.

Кроме этого все отчеты хранятся в бумажном варианте и к ним приложены сопроводительные и пояснительные записки. Если работы еще не завершены, отчет все равно должен уйти, заполненный хотя бы наполовину. Расход бумаги в филиале бешеный, но все это гордо именуется «электронный документооборот».

Задолбал отчётный идиотизм.

20262

До кого-то не доходит

6 мая 2016, 08:36

Мой пост будет о деловой переписке. По работе я пишу очень и очень много писем. Обязательно пишу тему письма, ибо по себе знаю, как бывает нелегко отыскать в корреспонденции нужное сообщение. Пишу кратко, ясно, лаконично и грамотно.

Что меня при таком раскладе задолбало? Неужели то, что мои респонденты не так аккуратны, как я? Нет. Меня задолбало то, как люди выборочно «видят» переписку.

Если я отправляю три письма, то клиент гарантированно «не заметит» то самое, в котором будут указаны условия работы, или где будет прикреплён скан счета, или то письмо, в котором будет говориться о долге.

Уважаемые клиенты, вы ведёте себя как дети. Поверьте, это очень смешно со стороны, когда на письмо с макетом тебе отвечают через минуту радостным «утверждаем» или не очень радостным «вот наши правки», а на письмо «за вами долг две тысячи рублей» не отвечают, потому что «не увидели» или «ой, наверное, не дошло».

Ребят, электронная почта — это не Почта России. Тут доходит. И прекратите уже играть в прятки, глухой телефон, сломанный ящик или во что вы там играете. Задолбали.

20223

Получите, распишитесь

30 апреля 2016, 08:48

Меня не то что задолбали, скорее, сильно удивляют люди, которые возмущаются, когда делаешь то, что они сами же и просили.

Сняли на отпуск домик в деревне. Хозяйка попросила написать ей по почте за две недели, напомнить. Ровно за две недели до приезда пишу, напоминаю. В ответ: «Вообще-то, я себе поставила автонапоминалку, но раз уж вы написали…» Уважаемая, вы же сами просили — вот, внизу письма, посмотрите. Я воспринял вашу просьбу буквально, а как ещё должен был? Мне кажется, это нужно вам, а не мне: с того момента, как я вам заплатил деньги, меня перестало волновать, как именно вы будете исполнять свои обязательства. Я мог бы безо всякого предупреждения появиться на пороге сданного дома ровно в день и час начала аренды — и при малейшей заминке устроить вам огромный скандал. Но я вместо этого поступил по-человечески — как вы и просили. А вы в ответ ведёте себя так, как будто совершенно не помните своих же собственных слов.

И таких примеров — не один и не два. Люди говорят: «Позвони, напиши, напомни», а когда звонишь, пишешь, напоминаешь — обижаются, мол, чего это ты меня беспокоишь, ещё ж много времени, да и вообще, я всё помню. А зачем вы тогда вообще меня просили?

Объясните мне, пожалуйста, почему вы такие?

19145

Исчо чаво!

Я работаю с людьми. У меня есть городской и сотовый рабочие телефоны, электронная почта и аська. Отвечаю на все сообщения. Если пропускаю звонок — перезваниваю. А еще я каждый рабочий день с такого-то по такое-то время сижу в офисе, так что со мной можно пообщаться лично. Если клиенту очень надо, я даже могу приехать к нему проконсультировать, вместе с ним посмотреть условия будущей работы, снять замеры и так далее.

Что меня задолбало? Яхонтовые мои, а чем вы руководствуетесь, когда лезете ко мне с рабочими вопросами в соцсетях?

Да, у меня есть страничка в контакте и на Фейсбуке. Да, у меня редкая фамилия, я зарегистрирована именно под ней. На аватарке вполне узнаваемое фото, а не картинка с котиком. Вы меня нашли? Молодцы. Вот только не надо писать мне туда: «Ой, а вот я заказал, а когда будет?» — и возмущаться: «А ПОЧЕМУ ВЫ МНЕ НЕ ОТВИЧАЕТЕ?» (орфография и пунктуация автора сохранены). Потому что сейчас ночь субботы, дорогой товарищ! Потому что я смотрю мультик Миядзаки и пью пиво. Потому что моя рабочая неделя — с понедельника по пятницу. Потому что в пятницу я четко сказала: «Готово будет в понедельник», — и ты меня услышал.

Особый шик — планомерно писать в Фейсбук. Я захожу туда от силы раз в неделю и мне, безусловно, приятно выгрести из «почтового ящика» двадцать твоих сообщений. Одно эмоциональнее другого, с красочным: «Вы не дорожите клиентами, я больше с вами не работаю!». Чувак, ты у меня даже не в друзьях! У тебя появился вопрос? У тебя есть мой номер телефона. Ты почему не мог позвонить? Номер потерял? А электронный адрес, который явно есть где-то в переписке, ты тоже найти не смог? И где находится мой офис, тоже забыл? Ну, беда-беда. Найти адрес офиса ты не догадался, а найти меня в соцсети и неделю долбиться в офлайн ты догадался. Пять баллов!

Уважаемые клиенты, я рада общаться с вами в рамках своей работы. В свое рабочее время. В рамках рабочего этикета. На «Вы». А на полуночные сообщения в контакте: «Ну чо, когда ты макет скиниш?» — уж простите великодушно, но отвечать не буду.

Задолбали!

18948

Если на клетке слона прочтешь надпись: буйвол...

Здравствуйте, дорогие читатели! Вряд ли моя проблема часто встречается у вас, но она настолько портит мне дни, что я решила выплакаться на этом сайте.

Сначала представлюсь — вожатая. Отработано немало смен, в основном летних, на юге нашей необъятной. Сама я из средней полосы. По натуре своей я романтик, поэтому мне понадобилось совсем немного времени, чтобы влюбиться в пейзажи и климат черноморского побережья.

Сейчас я учусь в магистратуре заочно, а именно по сессиям (у нас есть еще форма по выходным). Закончилась установочная сессия, зачеты-экзамены только в феврале, поэтому я ищу для себя место работы на эти два месяца. Что я изучаю? Правильно, круглогодичные лагеря в Краснодарском крае.

И сейчас мы плавно вернемся к только что прочитанному предложению и обратим внимание на слово «круглогодичные». Я перекопала десяток реестров здравниц Черноморья, изучила около 90 сайтов разных лагерей. В формулировке учреждения они пишут «Детский оздоровительный лагерь круглогодичного действия». На вкладке «Главная информация» они еще раз подчеркивают, что функционируют всесезонно. Следующая строка «количество смен» сообщает, что четыре смены (лето). Где, блин, логика? Круглогодично — это летом, осенью, зимой, весной! Однако ж хорошо, что хотя бы указывают количество смен. Иногда, поверив манящей формулировке «круглогодичного действия», я звоню (беспощадный роуминг, коды на городском телефоне), спрашиваю о вакансиях, а мне отвечают: «Да, но мы объявляем набор в марте, перезвоните нам весной». Уточняю, что согласно информации на 15 различных порталах лагерь числится круглогодичным. «Ой, а это мы когда создавались, написали, а сейчас вот летом только работаем». Прекрасно. В последующих разговорах я сначала спрашивала, функционирует ли данный ДОЛ зимой. Однажды мне ответили: «Вообще-то да, девушка, написано же, что круглогодичный. Что вы хотели?»

Спасибо цивилизации за телефон и интернет, спасибо доброжелательным создателям реестров, которые хотят сделать все во благо отдыхающих и ищущих работу. Но дорогие директора лагерей! Указывайте, пожалуйста, актуальную информацию! Ладно я, но однажды родители решат отправить свое чадо отдыхать в декабре в какой-нибудь детский санаторий, и придется им обзванивать добрую сотню здравниц, ведь вы же все написали «круглогодичный».

Задолбали!

18890

Дурак ты, боцман, и шутки у тебя дурацкие

За пару прошедших месяцев услышала я от своих хороших знакомых несколько очень похожих по сути историй.

Андрей — инструктор в школе вождения. Ехал как-то с молоденькой девочкой за рулем, и довелось им попасть в длинную, еле передвигающуюся колонну машин. Кроме того, воспользовавшись случаем, дорогу им попытался перебежать какой-то особенно прыткий пешеход. Андрей с невозмутимым видом сказал: «Здесь перехода нет, не пропускай его». Девочка послушалась и совсем не стала притормаживать. Всем повезло — пешеход отделался только испугом. Девочка бросила руль и ударилась в слезы. Андрей сразу вспотел от осознания того, что отвечал бы при менее удачном исходе именно он — инструктор, давший точное указание ученице. Которая сидит за рулем третий раз в жизни, всеми усилиями старается ехать равномерно и не заглохнуть, и совершенно не осознает, балбеска, что ее учитель всю жизнь шутил серьезным голосом.

Ирина в этом году впервые повела в детский сад своего трехлетнего сына. Через месяц ей выдали для заполнения анкету, в которой среди прочих вопросов об умениях и тонкостях воспитания малыша был и такой: «Как вы обычно наказываете своего ребенка за провинности?» Ирина гыгыкнула и написала: «Только хардкор, только ремень». Потом весь вечер плевалась ядом — оказывается, эти тупые курицы даже слова «хардкор» не знают, считают, что она избивает своего зайчика и вызывают на личную беседу с психологом в детском саду. Пожалуй, не последнюю роль здесь сыграло и то, что у мальчишки был здоровый синяк на ноге (катался на велосипеде), а на вопрос, бьют ли его дома, он ответил: «Только для профилактики» (а что, мама же часто так говорит).

Михаил у себя в отделе известен тем, что он единственный, кто может бесконфликтно вести дела с очень большим и сложным для общения клиентом. Конечно, иногда сотрудники той организации его сильно достают, но и зарплата у Михаила выше среднего, во многом благодаря именно им. Все в курсе, все ему сочувствуют или завидуют — кому что ближе. Сегодня он, после особо муторной беседы, разослал по всему отделу письмо: «Будут звонить из ЦЦЦ — я на полгода уехал в Финляндию». Все посмеялись, кроме одного новичка, который не успел еще и по именам-то запомнить коллег, а уж кто там с кем разговаривал полдня за стенкой, и вовсе не обязан знать. Поэтому, когда из ЦЦЦ в обеденный перерыв позвонили по еще одному вопросу, новенький сделал так, как у него требовали инструкции — перехватил звонок и сказал, что нужного сотрудника ближайшие полгода не будет, но он выяснит, кто еще может с ними работать, и перезвонит. Теперь у Михаила есть выговор от руководства и очень недовольный, настороженный клиент. А все из-за того, что один салага совсем не понимает шуток.

Вот именно — не понимает. И все шутники считают, что чувством юмора обделены те самые, непонимающие, и даже не рассматривают вероятность того, что это они неудачно сострили. Что хамство — и близко не сарказм, что в рабочей почте «бред» — это «бред», а не «без смайликов и улыбнуться уже не могут». Что ко многим словам, как к приколу, могут отнестись лишь самые близкие люди. Задалбывают, честно.

18835

Уважать нужно не только клиента

16 ноября 2015, 08:12

Я — реквизитор. Тот самый человек, у которого дома, вы найдете: огромные крылья ангела, 10 видов корон, рога оленя, старинное зеркало, раритетные чемоданы, винтажные платья и корсеты, канделябры и сундук, 21 прозрачную вазочку и прочую мелочевку бессчетно. А еще я могу сделать для вас: стену замка, огромный цветок, голову дракона, хвост русалки или еще какую диковину, которой не у кого нет.

Большинство моих клиентов — творческие люди. В основном фотографы. Да, они иногда не могут точно описать, чего именно им хочется. Да, иногда они заказывают настолько фантастические штуки, что технологию создания приходится создавать с нуля. Иногда из-за них моя квартира похожа на склад и помойку одновременно. Но они не задолбали.

Задолбали не столько «жертвы моды». Дамочки и девочки, которые решили, что им абсолютно необходимо снятся в фотосессии. И для нее необходимо что-то редкое. Все же снимают в винтажных платьях и мне надо. У всех есть фотосессия с птичьей клеткой и мне надо. Я не буду даже говорить о том, что они зачастую хотят немыслимых скидок, а то и бесплатной аренды. О том, что портят вещи. Иногда безвозвратно. Для всего этого у меня есть договор аренды, с залогом, паспортными данными. Так что я получу свои деньги обратно, в любом случае.

Задолбало другое. В группе на видном месте правила аренды, под каждым снимком размеры, состояние, если есть дефекты, они крупно сфотографированы. Но они всё равно спросят дать ту же самую информацию в личных сообщениях. Самый шик — написать «Привет!» и замолчать. Причем писать это нужно обязательно часов в 7 утра. Отвечаю. В ответ пару дней молчание, и в 3 часа ночи сообщение: «А тут это, ты в аренду даешь?». Отдельный аккаунт с местом работы и интересами «администратор», видимо не о чем не говорит. Писать, что именно вы хотите взять в аренду, на какую дату, совершенно незачем. Ведь каждый творческий человек имеет связь с космосом и сам сможет догадаться о том, что именно из 300 вещей вы хотите взять в аренду. На уточняющий вопрос о том, что именно вы хотите взять, непременно нужно удивиться и ответить: «Платье». Какое? «Белое, я еще на фотке с ним лайк поставила.». Ссылки мы кидать не умеем, конечно же. Ну ничего.

Находим платье. Я предупреждаю, что у меня есть еще одна работа, посменная, и что дома я далеко не всегда. И прошу предупреждать заранее, по крайней мере за сутки до того, как вам нужно взять вещь. Объясняю, что иначе дома просто никого не будет и вещь вы не получите. А в ответ молчание. Дня через 3−4 снова сообщение: «А не будете ли вы дома в пятницу?» Буду. И субботу буду, а воскресенье нет. Но пойду вам на встречу, можете забрать платье в субботу или в пятницу — но заплатить так, как будто брали в воскресенье. И снова молчание. Сижу дома в пятницу и субботу — вдруг вы приедете. Отменяю поездку загород. Вас нет. Двенадцать ночи субботы — сообщение: «А не будете ли вы дома в воскресенье до обеда?» Нет не буду. И никого не будет. Я буду работать с утра до 9 вечера. И сейчас слишком поздно, чтобы я могла с кем-то договориться, чтобы вы могли забрать платье. И свой перерыв на обед я на вас тратить тоже не буду. Я не просто так просила предупреждать за сутки. До свидания.

И конечно же в воскресенье, 8 утра. Звонок на мобильный. А нельзя ли приехать и забрать прямо сейчас. Нет, нельзя. Я уже еду на работу, и дома никого нет. И не будет до вечера. И завтра тоже. Ах, у вас срывается съемка? Так кто ж вам мешал заранее приехать. Там более все условия были.

Задолбали. Сейчас еду за второй симкой и новым телефоном. Теперь у проката будет график работы с понедельника по субботу с 9 до 21. Написали позже или раньше — получите ответ в рабочее время. А телефон, в нерабочее время, я просто отключу. И это не мои проблемы, что у вас где-то что-то сорвалось. Надо думать головой. Правильно формулировать то, что хотите получить. И не тратить чужое время. И знаете, я не верю что все такие люди поголовно — суперзанятые. Я не верю, что у них раз за разом возникают непреодолимые преграды. Как раз наоборот, те у кого нет времени — пишут самые адекватные сообщения и приходят вовремя.

18694

Пять сантиметров нервов в час

Дорогие заказчики! Это я, художник, у которого вы заказали работу.

Вы пишете мне сами, или я нахожу ваше объявление и откликаюсь. Вы хотите заказать у меня портрет своих родителей, мужа или собаки. Вы написали мне в соцсети, и я отвечаю так скоро, как вижу ваше сообщение — вежливо и подробно. До какого-то момента все идет нормально: мы переписываемся довольно быстро, я присылаю примеры работ, расценки, отвечаю на вопросы.

И вот настал ОН. Тот момент, когда вы должны сказать точно и однозначно: «Да, я заказываю» или «Нет, вы мне не подходите». Но что же? Вы прочитываете мое сообщение и замолкаете! Таинственно храните безмолвие до тех пор, пока я сама вам не напишу с прямым вопросом.

Какая религия заставляет вас так поступать, люди?! Вы не понимаете, что я тоже должна планировать свои бюджет, время и жизнь? Почему я должна вытягивать из вас ответ? Ах, вы были очень заняты! Ну да, а я только и сижу, караулю вас в интернете. Если вы заказываете что-то, вам это надо, это вы хотите получить от меня портрет — так почему вы думаете, что о вашем решении таки заказать его у меня я узнаю телепатически?!

Показываешь примеры работ, распинаешься, а в итоге — таинственное молчание. Я понимаю, когда вам работы не понравились и заказывать вы не будете, а написать прямо стесняетесь. Но ведь нет же!

Задолбали.

18264

Сам-то понял, что сказал?

9 сентября 2015, 14:12

Ох, как меня задолбали люди, не умеющие разговаривать!

Вы думаете, я сейчас о младенцах? Об иностранцах? О немых? Нет, я сейчас о наших соотечественниках. Взрослых. Дееспособных. Абсолютно здоровых.

Приходит письмо: «Всё понравилось, но слева добавьте пуньку».

Что? Вы серьёзно? «Пуньку»? Блин, у меня высшее филологическое и чердачок в виде аспирантуры. Я не знаю такого слова!

Другое письмо: «Нужно сделать границы круглее. Форму сохранить».

Поясните, как можно это выполнить, при условии, что форма квадратная? Как сделать границы квадрата круглыми, сохранив форму квадрата?!

«Скажите, а вы делаете такие бумажки, чтобы пыньк-пыньк?»

Угу. И бумажки «пук-пук», и «хрясь-хрясь», и «тыщ-тыщ». В прайсах так и написано. А ещё они у нас пляшут, поют и показывают пантомимы.

А когда перезваниваешь с уточнениями, слышишь удивлённое: «Не, ну я-то сам понял, чего хотел». Ну хоть это слава Богу!

Уважаемые, если вы не можете адекватно оценить собственное письмо, вы его хотя бы перед отправкой коллегам показывайте.

Задолбали!

17592

Внимание, вопрос

Веду активно рабочую и личную переписку через электронную почту. Не могу, не в силах понять, почему если я задаю в одном сообщении больше одного вопроса, то получаю ответ только на один? На первый либо последний, чаще на первый.

Это не чат, не личный разговор, когда вопросы задаются по одному и разговор постепенно развивается. Это вид переписки, где предполагается как раз более объемный и информативный обмен информацией, нет высокой срочности в ответе (тогда чаще бывает быстрее позвонить и спросить).

Более того, вопрос формулируется письменно — не сослаться на «не расслышал». Вопрос формулируется тем же шрифтом, цветом, общей структурой. Новый вопрос выделяется новым пунктом либо новой строкой. Почему в 90% случаев мне приходится переспрашивать, чтоб получить ответ на другой/другие вопросы?

Я бы поняла, если бы задала 5−10 вопросов, но ведь достаточно задать два, и только на один вопрос ответ будет получен. Что это — простая невнимательность или уже деградация, потеря способности воспринимать информацию количеством символов больше, чем помещается в твит?

17535

Пиши @ не болтай!

16 июня 2015, 14:24

Некоторые вот тут уже писали истории, в стиле «вам что, сложно позвонить по указанному телефону?», например, при устройстве на работу или при заказе в интернет-магазине.

Вот мне — сложно. И даже не потому, что телефонный звонок стоит денег, как жаловался автор другой истории. Просто мне в принципе сложно говорить по телефону!

Возможно, некоторым это просто непонятно, но есть люди, и их не так уж мало, которые не воспринимают информацию чисто на слух, без визуальной составляющей, и я — один из таких людей.

Для того чтобы что-то понять и вникнуть в суть вопроса, мне надо видеть, глазами. То ли это будет схема, то ли текст, то ли видео — но мне надо видеть информацию.

Для того чтобы что-то объяснить, мне нужно это написать, нарисовать или хотя бы набросать от руки блок-схему или список действий.

А телефон этого всего не даёт. Разговор по телефону — простое бу-бу-бу, не позволяющее ничего понять и решить. Теоретически можно записывать или зарисовывать сказанное, но проблема в том, что структура живой речи совершенно иная, обсуждение перескакивает с одного на другое. Это может помочь, когда перед глазами уже есть готовая структура, но вот воссоздать её из ничего не получается.

Так всегда было, ещё со студенчества: чтобы от лекции был какой-то толк, сначала необходимо было разобрать тему по учебнику, а потом просто выслушать уточнения и дополнения. Неплохо также, если лектор нарисует то, о чём говорит. И совсем никуда не годится, если он просто зачитывает материал — это я могу сделать сам, быстрее и качественнее.

Теперь то же самое с любыми вопросами: то, что легко решается по емейлу или в чате — совершенно не воспринимается голосом, поэтому меня просто бесят те, кто предлагает по любому вопросу «позвонить» или «выйти в скайп».

Да, есть другой тип мышления: есть люди, которые умеют и любят общаться голосом. Они могут решать любую сложную проблему по телефону, глядя при этом на поющих птичек за окном, они могут болтать и час, и два. Единственное, что они никак не могут понять — иногда с той стороны провода их слушает такой, как я, для которого весь этот поток слов шумит бессмысленным водопадом, а суть беседы будет сведена к фразе «пришлите, пожалуйста, письмо!» или «я вам напишу!»

И это я ещё ничего не говорю о том, что болтовню к договору не приложишь, что всегда можно «не так выразиться» и «неправильно понять». Это — отдельная тема.

Пожалуйста, не надо тратить столько времени зря! Пишите. Читайте. Не болтайте!

17296

Моя лучшая черта

18 мая 2015, 18:48

Нет, это не жалоба, а хвастовство.

В своё время я завёл аккаунт в известной почтовой системе. Какой ник я пожелал? Конечно же, имя! Упс: такой ник был занят, как и куча других с цифрами и без. А вот ник с символом подчёркивания был свободен. Я и ввёл его.

Теперь мой адрес служит своеобразным тестом уровня интеллекта оппонента. Много менеджеров, достающих меня по телефону, на деле не способны найти этот символ на клавиатуре. В некоторых системах настройки не позволяют вводить в нике или e-mail символ подчёркивания. Сколько глупых, нудных и ненужных сообщений не доходит до меня — это просто уму непостижимо.

А по поводу «нижнего подчёркивания» я всегда отвечаю: «Нет-нет, верхнее». Письма ко мне доходят как минимум от людей, имеющих опыт работы с компьютером и хотя бы минимальное чувство юмора.